TechWolf – Eén Office Manager. Drie kantoren. Geen stress.

Een tweedaagse offsite voor 120 mensen, een kerstmarkt op kantoor, en een wijnsafari waar niemand op voorhand aan had gedacht.

Van één briefing naar een offsite voor 120 mensen.

TechWolf is een snelgroeiende AI scale-up uit Gent met 120 medewerkers verspreid over Gent, Londen en New York. Amber Vuylsteke is er de enige Office & Happiness Manager. Ze draagt de volledige interne eventscope: een jaarlijkse tweedaagse offsite, een kerstmarkt op kantoor, een skireis en een constante stroom aan kleinere celebrations.

De complexiteit van die events groeit mee met het bedrijf. De tweedaagse offsite van vorig jaar betekende een locatie zoeken voor 120 mensen met gedeelde én aparte slaapplekken, een groot avondfeest en een gezamenlijk ontbijt. Zonder externe capaciteit betekent dat: zelf bellen naar hotels die je niet kennen, uitleggen wie je bent, offertes vergelijken. Dat kost dagen per event, en die tijd valt weg voor onboardings, exits en interne cultuur.

Amber vond Salino tijdens een zoektocht naar een locatie. Wat haar meteen opviel: geen contract, geen fee, geen subscription. Ze stuurde een briefing door, en wij kwamen terug met meerdere opties. Niet één voorstel, maar een echte vergelijking. De samenwerking groeide van daaruit stap voor stap, en Jani fungeert ondertussen ook als sparringpartner: een korte call om ideeën af te toetsen, te checken of iets haalbaar is of referentiepunten op te halen uit vergelijkbare trajecten.

"Ik kan gewoon mijn lijstje doorsturen, zij gaan op zoek en komen terug met een match. Dat is wat mij uiteindelijk over de streep heeft getrokken." Amber Vuylsteke, Senior Office & Happiness Manager bij TechWolf.

Het resultaat van de vorige offsite? Een score van 9,3 op 10 van het volledige TechWolf-team.

Event organisatie vereenvoudigd

Efficiënte tijdsbesparing Wij regelen het zoek-, matching- en boekingsproces met alle leveranciers voor jou.
Talloze mogelijkheden Met ons netwerk van 1.700+ leveranciers, is jouw event altijd uniek en onderscheidend.

Evenement voor jouw bedrijf organiseren?

Onze event matchmakers helpen je graag persoonlijk verder.

Contacteer onze matchmakers

Dankzij de samenwerking met Salino verschoof het research- en coördinatiewerk voor complexere events volledig. Voor de kerstmarkt op kantoor volgden drie offertes, een decoratievoorstel en een gezamenlijke rondgang bij de fietsenstalling. Wat Amber ook opvalt: Salino pusht niet. Als een traject vertraagt, volgt één korte reactie. "Ik heb het gevoel dat Salino pas iets voorstelt als het voor ons echt zin heeft, niet omdat ze gewoon iets willen verkopen."

Voor elke offsite was ik vroeger weken bezig met Booking, Google Maps en telefoontjes naar hotels die mij niet kenden. Ik stuur Salino nu gewoon mijn lijstje met eisen door en krijg vier of vijf opties terug die exact passen bij wat ik gevraagd had. Dat scheelt me iedere keer uren.

Amber Vuylsteke Senior Office & Happiness Manager